Quesito

La società per cui lavoro ha da poco distribuito i ticket restaurant non solo con il nominativo dell’azienda ma anche con nome, cognome e numero di matricola del dipendente. Questa iniziativa viola la legge sulla privacy. A tal proposito, quali sono le tipologie distintive tra buoni pasto, servizio di mensa e indennità sostitutiva di mensa. A.V. (Roma)

Risposta

Le aziende generalmente, pur non essendo obbligate, mettono a disposizione dei propri lavoratori un servizio mensa oppure forniscono i buoni pasto (c.d. ticket restaurant) oppure corrispondono l’indennità sostitutiva di mensa.

Il servizio mensa è retribuzione in natura, in quanto ai sensi dell’art. 2099 c.c., “il prestatore di lavoro può essere retribuito in tutto o in parte”, oltre che con altre forme, “con prestazioni in natura”. La legge non dà una definizione di retribuzione in natura, tuttavia dalla definizione fiscale e contributiva si deduce che essa consiste in prestazione di beni o servizi, di una determinata utilità, a favore dei lavoratori o dei suoi familiari.

I casi più frequenti di retribuzione in natura, oltre al servizio mensa, sono l’alloggio, il vitto, il vestiario, etc. In altri casi, soprattutto relativi a mansioni di tipo dirigenziale, il compenso in natura può consistere nell’utilizzo di beni o servizi specifici chiamati normalmente “fringe benefits” (auto aziendale,telefonino, polizze sanitarie, ecc.).

Il problema giuridico riguardo alla retribuzione in natura è quello del valore da attribuire all’erogazione per la determinazione della base imponibile per il calcolo dei contributi previdenziali e delle ritenute fiscali.

Il servizio mensa infatti è regolamentato dall’art. 48 T.U.I.R., come modificato dall’art. 3 D.Lgs 314/97 per la determinazione dell’imponibile contributivo e fiscale. Ai sensi dell’art. 48, comma 2, lettera c) del DPR 917/86 infatti non rientrano nell’imponibile contributivo e sono esclusi dal computo dell’imponibile fiscale le somministrazioni di vitto in mense organizzate dal datore di lavoro o da terzi senza limiti, o le prestazioni sostitutive, tra cui i buoni pasto, fino a Euro 5,29 giornaliere (l’importo viene rivalutato periodicamente).

In genere il servizio mensa consiste nel mettere a disposizione dei dipendenti un servizio pasti durante l’intervallo di lavoro. Il servizio mensa può essere realizza-to nei seguenti modi:

- mensa aziendale interna con gestione propria;

- mensa aziendale o pluriaziendale interna affidata in appalto ad apposita società;

- buoni pasto di un determinato valore che il datore di lavoro dà ai dipendenti per l’utilizzo presso esercizi convenzionati

- indennità sostitutiva di mensa.

In alcuni casi il datore di lavoro, in mancanza del servizio o dei buoni pasto, può concedere un’indennità sostitutiva, il cui regime fiscale e contributivo è diverso. L’indennità sostitutiva di mensa è esente fino a Euro 5,29 solo se corrisposta agli addetti ai cantieri edili e ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o a unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione.

Analizzando alcuni accordi o regolamenti aziendali sui buoni mensa, si stabilisce che i buoni pasto devono avere:

- un valore nominale;

- caratteristiche tecniche che li rendano di difficile falsificazione e devono indicare: l’azienda per il quale sono prodotti, la numerazione progressiva non ripetibile, il periodo di validità, la data di consumazione del pasto;

- a richiesta dell’azienda, il nominativo del dipendente beneficiario.

I blocchetti dei buoni mensa devono essere accompagnati da liste di riscontro contenenti le seguenti informazioni: servizio di destinazione; numero dei buoni consegnati (nominativi degli intestatari), indicazione dei numeri di serie, data di rilascio; spazio per il timbro dell’ufficio e firma di ricevuta del dipendente.

Devono inoltre essere sottoscritti e rilasciati ai dipendenti per le giornate di effettivo lavoro.

I buoni pasto inoltre non possono essere utilizzati da persone diverse dall’avente diritto; non possono essere ceduti, né cumulabili o utilizzati quale denaro contante per l’acquisto di prodotti sostitutivi; danno diritto a consumare un pasto a “prezzo libero”, restando a carico del dipendente l’eventuale differenza tra il valore del buono e il prezzo complessivo della consumazione.

Riguardo al nominativo del dipendente apposto sul buono pasto, a richiesta dell’azienda, in relazione alla legge sulla privacy, L. 675/96, non vi sono contrasti qualora si applichi la lettera a) dell’art. 12 della legge stessa, vale dire esclusione del consenso circa il trattamento di dati personali da parte dell’interessato per “dati raccolti e detenuti in base a un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria”.

I casi che prevedono l’apposizione del nominativo del dipendente sul buono pasto derivano da accordi o regolamenti aziendali e inoltre richiedono il consenso del beneficiario nel rispetto dell’art. 11 della legge sulla privacy: viene richiesta preventivamente la firma da parte dell’utilizzatore.

Innovativo è stato l’accordo circa il personale docente e dirigente di una scuola di Trento (Prot. N. 16/Circ./C14 – Trento, 22 dicembre 2001) che, sempre tramite appalto per la gestione del servizio alternativo di mensa aziendale, ha introdotto un badge elettronico sostitutivo del buono pasto cartaceo .

L’adozione di tale badge garantisce una semplificazione e un più puntuale controllo complessivo (ad esempio, compilazione buono, conservazione scontrini fiscali etc.) sull’utilizzo dei buoni pasto.

I badge non sono nominativi ma fanno carico a ciascuna istituzione scolastica che provvede ad assegnarli al dipendente beneficiario, provvedendo ad associare il numero della card con il nominativo (nome e cognome) e la matricola del destinatario. Il badge o buono elettronico ha le stesse caratteristiche del buono cartaceo.